權限管理在企業運營中的重要性

發布時間:2020-06-29發布部門:合規與審計部

權限管理在企業運營中的重要性


《前言》

“權限管理”是企業內部控制系統一個重要方面。每個人對“權限”都很渴求,因為這代表著“權力”,即對事件的最終決策權。每個人都想自己“說了算”,但并不是每個人都想承擔責任的,可是“權”和“責”是對等的,只有權限沒有責任,就會滋生腐敗和舞弊。

權限管理是每個企業管理中的重要內容,但是在實操中,各類風險依然層出不窮,權限管理難度很大,因為權限管理本身不是孤立的,是和制度、措施、程序、方式、對象、表單、系統等有機結合在一起的,形成立體式、交叉式的管理。此外,也和領導的重視程度有關,和領導對權限的認識有關。如果理解片面,往往會造成權限失控,業務失衡,風險暴露。

二零二零年/第二期


01


授權類別及授權方式釋義



常規授權和特別授權是權限管理常見的方式。

關于常規授權,常見于管理制度和規范性文件中。制訂時需考慮既定事項權限設定,按照影響程度、重要性水平、審批環節、組織層級、金額來設置不同的權限,以期企業按照既定的規則進行有效運行。尤其是以流程為對象的授權管理中,不能設置過多的環節,否則影響業務的靈活性、延長審批周期、降低效率。因為制度一旦頒布,公司將依照其持續地運行,除非制度、規范等文件修訂(制度不能修訂頻繁,否則失去權威性)。

關于特別授權,是權力的下移,也是責任的下移,有什么樣權力就有什么樣的責任。授權需要考慮組織結構、層級關系、內容重要性、被授權對象、崗位互斥、業務特性及復雜性、發生頻次、兼顧效率和風險等影響因素,并考慮授權后對權力的執行情況進行監督,否則會形成潛在舞弊,產生巨大風險和損失。企業實務中各級領導手握大權,容易滋生腐敗和舞弊的事項和管理環節很多,例如:合同審批、簽署,采購審批、談判,資金支付審批;人力需求審批、績效考核;銷售價格、銷售策略、市場推廣折扣等管理活動。

基于以上的闡述,下面我們來重點分析特別授權。



02


 特別授權影響因素分析 




特別授權在權限管理中有一定的難度,且靈活性較強,內容廣泛,下面我們展開分析特別授權過程中的各個影響因素。


1
組織結構

授權時,首先需要明確被授權人處在公司什么位置,當前什么角色,擁有哪些權限,需要授權的事項目前來講對自己有多大的影響,對下面單位和人員有多大的影響,需要授權到什么程度才可以將風險控制在合理的范圍內。


2
授權事項重要性

哪些事項可以授權,哪些事項不能授權,一方面需要關注授權事項的影響范圍,一方面需要關注事項的重要性水平。有的事項涉及法律層面,涉及合規層面,且影響范圍較廣,一旦授權,責任主體發生變更,外部監管機構層面不會認可。比如上市公司CEO和CFO對財務報告的簽署——這個事項就不能授權。有的事項沒那么重要,授權給副職即可,比如所在部門員工的請假申請。


3
授權幅度

比如公司制度中規定明確某負責人的A事項權限為10萬,但該負責人卻授權給副職8萬,即80%的授權幅度,僅20%的權限容量,這個風險太大了。一般來講,公司是不允許這樣操作的。常規情況下授權的安全容量上限為50%。


4
被授權人的品德

這一點就涉及對一個人的信任程度、道德品質、職業素養、執行力、責任感等方面的考量,如果這些方面有瑕疵,那么授權后會帶來控制管理的破壞力,逾越內控管理要求,產生舞弊或貪污受賄等腐敗事件。因此品德應作為授權時的首要考慮要素。


5
崗位互斥

當權者經常忽視的一種情況,即涉及中下層級領導之間的授權。當被授權者剛好是一個較小部門的負責人時,那么事項的申請、審批、記錄、賬務處理、付款等業務活動全流程就可以在一個部門內完成,如此以來,風險呈完全暴露狀態,也是內控最弱的,唯一的風險降低方式就是寄希望于執行者的良知和品德。

這種情況屬于內控設計層面的重大缺陷,公司應該為零容忍。


6
業務特征

每個公司有自己的經營特點,有自己的經營方式、商業模式、行業特性、組織特點等。因此授權時,也要綜合考慮以上內容是否需要考慮授權。比如銷售方便面的和銷售高端裝備的,比如直營銷售模式和經銷商銷售模式下,所考慮的授權的范圍、授權深度、金額會有很大差異。


7
發生頻次

針對業務較為復雜的,且發生頻率較高的事項,綜合考慮整體的風險較高,授權范圍、授權金額可以適當縮??;針對業務較為簡單,且發生頻率較低,綜合考慮整體風險較低,授權范圍、授權金額可以適當放寬。因此業務復雜性和發生頻率與授權大小成反相關。


8
領導層的重視

有的領導認為授權很簡單,不就是讓所屬員工決策一些事情嘛,不用大小事情都找我,大筆一揮,授權書簽署就行了。從不關注管理幅度等要素,那么風險就會在不知不覺中萌芽了。如果重視,授權時就會謹慎、認真思考,在一定程度上降低風險水平。



03


不恰當授權對企業經營管理的影響



1
對效率的影響

企業經營管理活動,一個小小的授權,貫穿管理活動的各個環節和事項,片面地進行授權,將影響其他環節和要素的有機運轉。

領導常常簽署一個資金支付審批授權書,就說這個事情以后找授權人就好了,不用再來找我。請問,這樣的操作是否可以有效運轉?答案當然是否定的。

當其他管理要素沒有與授權書的簽署同步調整,或是授權行為僅限于兩個人知曉。這樣的授權不僅不會提高效率,反而會造成各個管理環節脫節,導致效率降低,增加了各個環節的修正、溝通等管理成本。授權活動尚且如此,如果其他諸多管理活動中30%~50%都是這樣的一個管理狀態,那企業整體的經營管理效率可想而知了。


2
對效果的影響

授權本身也是一個具有風險的管理活動。授權后,有的人放寬貨物驗收標準,或是采購的人和驗收的人是同一個人,導致價高質次的低劣品;銷售價格折扣隨意審批;為了靈活性,拆單以達到降低合同審批權限的目的,導致違規簽署合同;有的公司甚至以為是標準合同,就把空白合同加蓋印章后交給銷售人員,為了他們方便靈活開展業務,后來銷售人員和什么樣的人都敢簽;合同中缺失公司銀行收款信息,銷售人員把自己的帳號給對方,私下收款后要么延遲轉給公司,要么卷款潛逃,諸如此類。所以授權時,要效率、收益,還是風險,需要綜合平衡這些要素之間的利弊。實際情況中,大多領導都不會考慮這些,總覺得自己忙不過來的時候,就考慮要授權,有的人授權后啥都敢干,這個不僅僅是普通員工,更多的是領導,因為大部分權限掌握在領導們手里。



04


 授權管理需要制度化 



因此,“授權管理”必須制定相關管理制度對其進行規范,在一定的管理原則、管理框架、管理措施、責任明晰情況下確定常規授權和特殊授權,進行授權時,綜合考慮制度、流程、系統、表單、授權書等信息的一致性,讓權力在監管的框架范圍內良性運轉,才會使得授權管理的全過程高效融入企業經營管理活動,從而發揮巨大作用。

由上可見,授權不是一味的一廂情愿,不是一味權力下放,也不是單純的責任轉移,需要對公司經營管理活動特點了解,結合對人的認知后,對公司整體的風險分析和評估,再做出的理性抉擇。并且必須對權限納入監督機制,權力只有在陽光下才可以安全、有效、有序運行。




拓米集團 合規與審計部/總裁辦公室 宣


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